Чем отличается word от excel?

Расчёты оставлю в книге, пояснения оформлю отдельным документом.

Word удобен для документа, который читают последовательно: отчёта, инструкции, договора или письма. В нём важны абзацы, заголовки, страницы и оформление текста. Excel организует данные по ячейкам и помогает рассчитывать показатели формулами, сортировать записи, строить сводные и диаграммы. Например, продажи по месяцам удобно считать в Excel, а пояснения и выводы к ним оформить в Word. Наличие таблиц в обеих программах не делает их одинаковыми по назначению. Простая таблица Word не превращает вставленные из Excel числа в автоматически связанные расчёты. Если документ должен обновляться из книги, способ связи нужно выбирать и проверять отдельно, а для статического отчёта достаточно проверенной копии результатов.

Для сдачи отчёта достаточно статической копии итогов.

Теперь ясно, почему таблица в Word не пересчитывалась как в Excel.

Word выбирают для текста и оформления страниц, Excel для расчётов по данным. Например, суммы продаж и проценты выполнения плана можно вычислить в Excel, затем перенести результаты в отчёт Word и написать пояснения. Обычная вставка таблицы Word не гарантирует сохранения работающих формул Excel или автоматического обновления из исходной книги.

Word предназначен прежде всего для текстовых документов и их оформления, Excel для табличных данных и расчётов. Отчёт можно оформить в Word, рассчитав показатели в Excel.